Paper symbol dan fungsi symbol pada dokumen flow diagram/system flow diagram/ data flow diagram

Paper symbol dan fungsi symbol pada

dokumen flow diagram, system flow diagram, Dan data flow diagram

  

Data Flow DiagraM  (DFD)  adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.

Ada terdapat 4 komponen dalam DFD, yaitu :

1.      Terminator / Entitas Luar Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan system yang sedang dikembangkan. Terdapat dua jenis terminator yaitu terminator sumber (source) dan terminator tujuan (sink). Terminator dapat berupa orang, organisasi, departemen didalam organisasi atau system lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari system

2.      Proses Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Proses menggambarkan bagian dari system yang mentransformalkan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja yang membutuhkan objek.

 

3.      Data StoreData Store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file hardisk, fita meagnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder dan agenda, yang digambarkan dengan dua garis sejajar.

 

4.      Alur Data Alur data yang menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai berikut:

 

a.    Alur data yang berasal dari data store, berarti proses membutuhkan data yang berada pada data store tersebut

b.    Alur data yang menuju ke data store, berarti suatu proses akan menghasilkan output atau keluaran yang disimpan pada data store tersebut.

c.    Alur data yang berasal dan yang menuju ke data store berarti suatu proses akan mengupdate data, menghapus atau mengubah data.

Suatu alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukan arah menuju ke dalam dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data / informasi dari satu bagian system ke bagian lainnya.

FUNGSI DFD

 Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

1.    Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2.    DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

3.    DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

SYARAT MEMBUAT DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1.  Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.

2. Pemberian nomor pada komponen proses.

3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat.

4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.

5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.

TIPS DALAM MEMBUAT DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1.        Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah.

2.        Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda.

3.        Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu).

4.        Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya.

5.        Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya.

6.        Banyaknya proses yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses.

7.        Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama).

8.        Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi.

9.        Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik.

10.    Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity.

11.    Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report.Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

LANGKAH MEMBUAT/MENGGAMBAR DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

1.      Identifikasi Entitas Luar, Input dan Output Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

2.      Buat Diagram Konteks (diagram context) Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan    lingkungan luarnya. Caranya :

•         Tentukan nama sistemnya.

•         Tentukan batasan sistemnya.

•         Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

•         Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.

•          Gambarkan diagram konteks.

3.      Buat Diagram Level Zero (Overview Diagram)Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Caranya :

·         Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

·         Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

·         Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

·         Hindari perpotongan arus data

·         Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

4.      Buat Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Caranya:

·           Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

·           Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep  keseimbangan.

·           Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

·           Hindari perpotongan arus data.

·           Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.

KESALAHAN DALAM PEMBUATAN DFD

Umumnya kesalahan dalam pembuatan DFD adalah :

 Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam

·         Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

·         Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses.

·         Data Store tidak memiliki keluaran.

·         Data Store tidak memiliki masukan.

·         Hubungan langsung antar entitas luar.

·         Masukan langsung entitas data store.

·         Keluaran langsun dari data store ke Entitas luar.

·         Hubungan langsung antar data store.

·         Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam data store.

Document Flow Diagram

merupakan bagan yang menunjukkan aliran/arus dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika. Dapat menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen di dalam proses-proses yang dikerjakan system.

Simbol-Simbol Utama Document Flow Diagram:

·         Simbol titik terminal. Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.

·         Simbol dokumen. Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

·         Simbol proses manual. Menunjukkan pekerjaan manual.

·         Simbol keputusan/ decision. Menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.

·         Simbol penghubung. Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau penghubung ke halaman lain.

·         Simbol simpanan offline. File non-komputer yang diarsip urut angka (numerical), huruf (alphabetical), atau tanggal (chronological).

Berikut adalah simbol yang sering digunakan dalam Document Flow Diagram:

 

Aturan Penggambaran Document Flow Diagram

Terdapat beberapa aturan yang digunakan dalam Document Flow Diagram yaitu:

·        Dimulai dan diakhiri dengan terminator “MULAI” dan “SELESAI”.

·        Sebuah proses memerlukan dokumen inputan dan menghasilkan dokumen keluaran.

·        Perpindahan lane/jalur ditandai dengan berpindahnya dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain.

·        Dokumen yang dikirimkan atau diterima dari pihak lain diberi keterangan dengan annotation.

Flow Direction Symbol Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan seimbol yang lain. Simbol ini disebut connecting line

Terminator Symbol

Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan.

Connector Symbol

Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar/halaman yang sama.

Connector Symbol

Yaitu simbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses dalam lembar/halaman yang berbeda.

Proccesing Symbol

Yaitu Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh computer

Symbol Manual Operation

Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh computer

Simbol Decision

Yaitu Simbol pemilihan proses berdasakan kondisi yang ada.

Simbol Input-Output

Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jeni peralatannya

Simbol Manual Input

Simbol untuk pemasukan data secara online keyboard

Simbol Preparation

Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan didalam storage

Simbol Predefine Proses

Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prodsedur

Simbol Display

simbol untuk menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.

 Simbol disk and online storage

Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

https://freezcha.files.wordpress.com/2010/02/terminator.jpg 

https://freezcha.files.wordpress.com/2010/02/proses.jpg

https://freezcha.files.wordpress.com/2010/02/data-store.jpg

https://freezcha.files.wordpress.com/2010/02/alur-data.jpg 

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgn8rU0F5cMC4_yNFkDeuww1WpPXMQKrLKXrI6aW9Kb8wVfIFYoJoCpccYN0Tc65jGQwiUM27yXMqficB3xrHrpUGXm35lqyMZBnISx6DzqMBUw3OEdrlbJnoeGf3D8abqwWYATfDUrKTLt/s1600/diagram+konteks.jpg

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjWL2ThbC-kSh__U_ibJcL6ZfV5kC-GK42KK2z-mT9fVrXxGDVfhTgOLLdNiBnJhbftF5Ki6VcNcyY9rLzPIzCQeHxqggDMa3ulFK-J94ELNEq3eMYaGtw6Qfl2zYOLPjSvFoiSIAAsdoKv/s1600/overflow+diagram.jpg